如何不再为预算担忧,反而爱上它

原文:How to stop worrying and love the budget
如何不再为预算担忧,反而爱上它 

美国马萨诸塞州,伍斯特市,克拉克大学馆藏管理部主任、美国档案工作者资格认证学会财务主管 Mott Linn

  “如果没有可控的预算,不论你有多优秀、提供了多少服务、或者是个多么伟大的领导,这些都没有用,这是事实。最后还是根据你预算多少来对你评估。”

——美国研究型图书馆协会的一位终身馆长对一新馆长的忠告


Mott Linn

对图书馆管理者来说,充分了解图书馆预算如何发挥作用十分重要。充分了解图书馆预算情况有助于图书馆管理者带领员工、整个机构及其服务获得成功,无论所处的境况好坏。充分了解图书馆预算情况还有助于图书馆管理者在任何经济气候下更有效地争取经费。了解图书馆预算情况对所有致力于建立更强大预算的图书馆管理者来说非常有必要。

学会如何不再为预算担忧,反而爱上它相当简单。

准备阶段

之前没有做过预算的图书馆管理者可能会想着尽量避免这项任务,尤其是那些数学学得不好的。做预算确实需要用到数学,但所用到的非常简单,大部分情况下只需要加加减减,偶尔会用上乘除。

因此,任何人只要小学毕业就应该会做相应的计算。(有时候得知道需使用哪些数字来得到所需的答案。)除此之外,你只需要用到纸笔、计算器和所在机构使用的财务软件这些辅助工具。所以,对于新手而言,没有什么可感到恐惧的了。

了解图书馆预算的两种基本类型

预算就是预估一个机构在未来某一时期内的收入和支出,并且通过将其财力资源和机构活动相联系来实现其目标。经营预算涉及机构日常运转的方方面面,它与资本预算相反。资本预算适用于需要大量现金投入的项目,其所创造的东西具有较长的使用寿命,比如建筑。图书馆馆长每年都会做经营预算,偶尔需要做资本预算,所以,这篇文章将主要讨论前者。

了解图书馆预算的功能

预算可以用来实现许多管理功能。

   预算有助于计划各级收入和支出。

   预算可以控制图书馆各部门超支。

   预算可以协调一个机构的诸多活动。比如,一个合理计划的预算可以大大提高采购图书的经费,以及为额外采购的那部分图书购买图书加工材料的经费。

   预算通过先把钱分配给分配者认为最重要的活动,再根据其它活动的重要性不同依次分配给不同数额的经费,这反映了一个图书馆或者其上级机构的发展重点。预算的重心如何倾斜决定图书馆未来的成败。

了解图书馆经费预算的计划周期

一个具有代表性的预算计划周期可分为以下几个基本步骤。

  1. 首先,机构预估其收入后建立一个总预算。
  2. 其次,高层向下级部门宣布各自部门预算申请的额度范围。
  3. 再次,各部门与高层沟通,阐述本部门需要些什么及理由。
  4. 接下来,上下级进行谈判。
  5. 随后,预算申请被批准并加以实施。
  6. 最后,在财政年度内及结束后评估预算计划,这不仅是为了解各部门是否遵照执行原定预算,而且可以知道在下一个预算中哪些地方需要修改 (Dickmeyer, 1992).。

了解上级机构的资源分配体系

资源分配体系有很多种,每种体系以不同的方式完成资源分配。尽管每个图书馆上级机构的分配体系可能有其独特的一面,但大多数都属于同一种体系。我在其它文章中比较过这些体系(Linn, 2007)。知道资源是如何分配到预算中去的图书馆馆长们更懂得如何去影响这个体系,使他们的预算获得更多的经费支持。

懂得以适当的方式裁减预算

在不太好的时期,图书馆管理者必须得裁减预算,而且必须谨慎地有策略地加以裁减。有些管理者在遇到不得不裁减预算时,会采取全面裁减的方式,比如各个领域都裁减10%,而不是有区别地进行裁减。这是政治手段上最简单的方法,但这种方法会导致财务管理上的失败。

相反,他们应该战略性地判断哪些领域是需要重点保护的,哪些项目可以裁掉。如果他们有最新的战略规划,那就可以根据这份规划来指导裁减。否则,他们需要仔细考虑哪些是被看好的领域,哪些地方的需求正在放缓增长速度或在减少。图书馆某些地方以前曾获得了更多的经费并不意味着它在今后也应该得到更多的经费。

要知道预算真正揭示了战略规划

人们或许认为战略规划决定着一个机构的发展重心。事实上,战略规划的编制纯粹是无意义地浪费时间,除非它能决定为哪些机构活动拨款以及拨款的数额,理由是,只有掌握着资源才能实施战略规划中的发展重点,而所有资源都得用预算中的经费去购买,除了那些义务劳动力和捐赠的资源。举个例子,一份战略规划的首要目标是替换破旧古老的家具,但是预算中没有计划这笔费用,那么这项计划还是不要写上的好。体现一个机构的重心不是看战略规划上的文字,而是看预算中经费的分配。

懂得经验的价值

尽管那些从来没有做过预算的人可能会小心翼翼地涉入这项工作,但是有经验者知道预算只需要一些基本知识和设想预算的逻辑能力。了解和控制预算对进入图书馆管理层的馆员们越来越重要,同时它也是图书馆得以生存的关键。

mlinn@clarku.edu
www.clarku.edu/research/goddard

 

 

参考文献

Dickmeyer, N. (1992). Budgeting. In Deirdre M. Greene (Ed.), College and university business administration (pp. 239-80). Washington, DC: National Association of College & University Business Officers.

Linn, M. (2007). Budget systems used in allocating resources to libraries. The Bottom Line, 20(1), 20-29.
 

资源

Goldstein, L. (2005). College & university budgeting: An introduction for faculty and academic administrators (3rd ed.). Washington, DC: National Association of College & University Business Officers.

Hallam, A., & Dalston, T. R. (2005). Managing budgets and finances: A how-to-do-it manual for librarians and information professionals. New York: Neal-Schuman Publishers.

 

译者:tony.lin tony.lin

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