印度的大学图书馆资源分配模型

1  导言

高校图书馆的存在理由是:建设一个共用的知识资源库比学者们采购并管理各自独立的信息资源要更为有效可行;一本书在其使用年限中由多位读者共享比每位读者采购他们各自的复本要更为有效;一个机构共订一份期刊也比拥有多份个别订阅的期刊要更为有效(Davis2003)。对图书馆而言,要提高馆藏效率和信息利用必须有个良好的资金分配模式。近年来,随着图书馆资料成本的上升和通货膨胀,这方面的困难已经日益突显。全世界的大学图书馆正面临着严重的危机。在图书馆预算零增长甚至收缩的环境下,信息专业人员如何满足大学社区的全部需求是一个十分重要并有待回答的问题(Svenningsen1998)。

印度也不例外,随着近年经济的衰退,在印度,用于教育和图书馆的经费变得十分紧张,需要削减高校图书馆期刊订阅和图书采购费用(Vasanthi2001)。基于经费上的困难,印度许多图书馆都仅仅是力争维持他们既有的业务与服务水平。要创造图书馆更多服务所需的资源和解决现存经费问题必须通过募集资金、有偿服务、对经费资源进行周密的预算和最佳的使用(Malhan2001)。

在这种情形下,有限资源在图书馆不同服务项目的有效分配显得更为重要。在印度,一般大学图书馆按系所分配经费,各系所根据分配给它们的经费来决定订阅和停订的内容。因为每个系都会为证明各自分配到的经费应当增加而争论,所以确定各个系的经费需求是一项艰巨的任务。因此,建立一种有助于图书馆经费分配的模型十分重要。

 2  大学图书馆的预算

预算仅仅是图书馆馆员们用于保证图书馆财政统一性的若干工具之一,但它却是一种强有力的管理和公共关系手段(Seer2000)。它是一种编制所有帐目表和分配所有可利用财力资源的方法。根据Emojorho2004),为了确保财务管理的有效性以及避免经费资源的不确定性和浪费,预算和做预算显得尤为重要。由于印度大学图书馆更多依靠政府的补助及其创收能力有限,预算主要目的在于将资源分配到各个系所、用于图书馆提供的各类的服务和图书馆购买的文献资料上。因此,一种科学的预算编制与分配方法是很重要的,公式化的预算过程提供一种有吸引力的选择,它会充分减少资金决策中对政略考量的依赖,从而提供一个公平、公正和透明的资金分配方案Liverpool et al.1998)。

多数的高等教育机构运用专门方法来决策资源的分配,而不是尝试用决策参数建模。全面预算如此,特定预算其中包括图书馆预算也如此。印度的大学图书馆一般都沿袭往年的支出模式各系分配预算。很多情况下,馆员们回答不出为什么某系分配得多而另一个系分配得少的原因。这种历史开支过程有利于一些已经建立的院系而不利于大学里新设立与新出现的院系。因此,有必要揭开各系资金分配背后的暗箱,让图书馆经费预算更加的透明化。应该得到更多经费的那些系需要被置于相对有保障的地位。在这点上,基于绩效的资源分配模型能够提供更好的选择。

 

3  资源分配模型:方法论

帮助决策者梳理变量和培养更好的意识:使他们恰当地运用客观逻辑和主观判断,是建立模型的首要目标(Casper and Henry2001)。此处,目标在于建立一个能够帮助图书馆将资金科学地分配到大学不同系所的模型。由于许多院系常会觉得应当在资金分配中照公正的方式,这种方法试图提供一种可说明性,它将消除分配机制背后隐藏的任何问题同时也提供在应用上的灵活性。

模型将有两个组成部分:基础组成部分和增量组成部分

3.1  基础组成部分

基础额度(B)是分配给每个系的必须最小数量,申请额外的资金都应有合理的理由。基础额度用以保证预算分配持续性,是当下所遵循的方法。它可以保证每个系的最小预算额,可以避免在执行新模型时各系出现比较大的预算超额或预算不足。基础额度是一种出于公平考虑的分配方式,对于相对弱小的系还是一种补助。

基础额度应当是分配给各系的现有预算的一个固定比例,10%40%之间不等。在初始阶段,这个比例应该保持较高的水平,这样可以降低新模型对弱小系的预算额产生的不利影响。在第二阶段,或许是10年,基础额度一定要减少到总预算额的极小比例。在利兹大学提出的资源分配方案中,每个系的基础额度最低为7000英磅(利兹大学,2002)。当图书馆委员会认为所有系竞争力已经相当,那么基础额度就可以废止了。

3.2  增量组成部分

每个系的增量成分(C)是超出基础额度,根据标准或成分因子分配的额外资金。这个由所有能够被用于资金额外分配的项目组成,比如说学生人数,研究员和项目助理的人数、各系的科研成果等。如同其他类型的规划模型,资源分配模型的设计需要权衡一系列的成分因子 (Shulock and Harrison1998)。重点需提及的是所有这些成分因子都必须能体现各系的绩效。因此,各系分配到的资金额很大程度上取决于它们的业绩和效能。

这些成分因子可以被理解成拉力因子,它们拉动了每个系的资金分配额。同样,也存在推力因子。某些学科,期刊与书本的成本显著地高于其他学科,因此模型必须引进这个因子;某些学科,仅可利用昂贵的外文期刊,然而随着印度出版的期刊日渐涉及这些学科,使得该学科购买期刊的费用变得相对便宜,而订购进口期刊的院系内在地需要分配到更多的资金。利兹大学(2002年)的公式的基本原则是,找出影响支出的关键成本动因。

提出的模型已经确定了一组成分因子或变量。模型中的变量分为两类:

(1)       学生数(NS):每个系所有学生人数的总和,以及

(2)       学生数当量(NSE)因子

学生数以外的其他变量也已经纳入以下模型中,这些变量(变量29)并已换算成学生数变量当量因子。各变量以及换算成NSE的值在表格1中给出:

 1 模型中的变量以及转换成NSE

序列号

变量、因子

NSE因子(每单位)

1

学生

_

2

教师

5

3

研究员

4

4

研究助理

3

5

研究项目<50万卢比

5

6

研究项目>50万卢比

10

7

出版物:印度本国期刊

3

8

出版物:国际期刊

6

9

期刊平均价格(卢比)

 

 

1,000

5

1,000-2,000

15

2,000-3,000

25

3,000

35

在转化成NSE的过程中,需要给每个变量的权重赋值,权重取决于由大学图书馆委员会决定的每个变量的重要程度。举个例子来说,如果认为一位研究员等同于4位学生,那么一位研究员的学生当量因子值是4NSE,如果大学认为研究项目更为重要,那么研究项目可能会被赋予以NSE形式表现的更多的权重。

期刊的平均价格在模型中是作为推力因子。平均价格分为四个等级:它们是:

少于1000RS,介于1000-2000RS)之间,介于2000-3000RS)之间以及大于3000RS,它们相应的NSEs分别是51525以及35

4  模型

4.1  包括基础额度的模型

每个系的经费分配额:

                                                   

给定的 ,每个系的 由以下公式决定:

公式4

其中

因此,                              

4.2  不含基础额度的模型

                                                                                

其中

                                 

5  模型例证

通过表2-4给出的一些假定数据来示范模型的运用。表2给出了各系在模型中的输入变量(成分因子),模型共包括9个因子,资源共分配给大学所有15个系。

2 各院系模型中的输入变量或成分因子 

序列号

系别

I

II

III

IV

V

VI

VII

VIII

IX

1

哲学

10

6

4

2

0

1

4

1

11

2

社会学

30

6

2

4

0

2

3

1

9

3

政治科学

19

6

2

3

1

2

5

2

6

4

经济学

45

6

5

3

2

3

6

3

6

5

数学

20

8

1

1

2

1

2

4

12

6

物理

60

10

3

2

3

0

5

6

38

7

化学

72

18

19

2

4

3

8

14

32

8

微生物学

21

7

7

3

5

2

4

9

17

9

生物技术

54

13

4

3

5

5

3

8

23

10

地质学

18

6

5

2

3

1

4

4

14

11

计算机

85

12

0

1

2

2

3

2

29

12

植物学

19

7

16

3

5

8

7

8

21

13

动物学

30

6

12

2

4

3

6

5

25

14

电子商务

60

6

7

2

2

2

5

1

10

15

管理学

76

7

3

3

2

4

4

4

7

合计

619

124

90

36

40

39

69

72

 

 附:列:I.学生,II.教师,III.研究员,IV.研究项目<50万卢比,V.研究项目>50万卢比,VI.研究助理,VII.出版物:印度期刊,VIII.出版物:国际期刊,IX.期刊平均价格(卢比)

 表3 各系所的学生当量因子

<序号 <系别 I II III IV V VI VII VIII TotalIX NS+NSE X
1 哲学 30 16 10 0 3 12 6 15 92 102
2 社会学 30 8 20 0 6 9 6 5 84 114
3 政治科学 30 8 15 10 6 15 12 5 101 120
4 经济学 30 20 15 20 9 18 18 5 135 180
5 数学 40 4 5 20 3 6 24 15 117 137
6 物理 50 12 10 30 0 15 36 35 188 248
7 化学 90 76 10 40 9 24 84 35 368 440
8 微生物学 35 28 15 50 6 12 54 15 215 236
9 生物技术 65 16 15 50 15 9 48 25 243 297
10 地质学 30 20 10 30 3 12 24 15 144 162
11 计算机 60 0 5 20 6 9 12 25 137 222
12 植物学 35 64 15 50 24 21 48 25 282 301
13 动物学 30 48 10 40 9 18 30 25 210 240
14 电子商务 30 28 10 20 6 15 6 15 130 190
15 管理学 35 12 15 20 12 12 24 5 135 211
合计 620 360 180 400 117 207 432 265 2,581 3,200

 

附:列:I.教师NSEII.研究员NSEIII.研究项目<50万卢比NSEIV.研究项目>50万卢比NSEV.研究助理NSEVI.出版物:印度期刊NSEVII.出版物:国际期刊NSEVII.期刊平均价格(卢比)NSEIX.各系所有学生当量因子之和,X.各系NS+NSE 

 

表4 模型1和模型2各自的院系资金分配模型 

序号

系别

现有的

分配额

B

C

模型1:包括基本预算

模型2:不包括基本预算

总量

损益

总量

损益

I

II

III

IV

V

VI

VII

1

哲学

225,000

56,250

167,344

223,594

1,406

223,125

1,875

2

社会学

225,000

56,250

187,031

243281

18,281

249,375

24,375

3

政治科学

225,000

56,250

196,875

253,125

28,125

262,500

37,500

4

经济学

225,000

56,250

295,313

351,563

126,563

393,750

168,750

5

数学

525,000

131,250

224,766

356,016

168,984

299,688

225,312

6

物理

525,000

131,250

406,875

538,125

13,125

542,500

17,500

7

化学

1,270,000

317,000

721,875

1,039,375

230,625

962,500

307,500

8

微生物学

525,000

131,250

387,188

518,437

6,562

516,250

8,750

9

生物技术

525,000

131,250

487,266

618,516

93,515

649,687

124,687

10

地质学

525,000

131,250

265,781

397,031

127,969

354,375

170,624

11

计算机

625,000

156,250

364,219

520,469

104,531

485,625

139,375

12

植物学

625,000

156,250

493,828

650,078

25,078

658,437

33,437

13

动物学

625,000

156,250

393,750

550,000

75,000

525,000

100,000

14

电子商务

165,000

41,250

311,719

352,968

187,968

415,625

250,625

15

管理学

165,000

41,250

346,172

387,422

222,422

461,563

296,562

合计

7,000,000

1,750,000

5,250,000

7,000,000

0

7,000,000

0

附:B为基础额度,C为增量预算

 3给出了包含的每个变量的NSE。其中NSE是根据前面给出的特定权重来换算的。表中给出了每个变量的NSE以及每个系的NSE总和(列IX)。期刊的平均价格分为四个级别,并分别被赋予5NSE15NSE25NSE以及35NSE四个权重。期刊的平均价格级别越高,赋予的权值NSE也最大。列X是每个系的NSNSE之和。

4体现了基于模型1和模型2方法的基础上的各系资金分配情况。分配的总预算量不变,为7,000,000卢比。在模型1的例子中,基础额度固定于总预算量的25%(列II给出了各系的基础额度)。列III是经过以上公式计算出的增量成分。列IV是分配给各系的资金总额,它等于基础额度与增量成分之和(即列II加列III)。列V显示了引进模型1的方法后,每个系分配到资金的损益情况。列VI给出了根据模型2系统各系的资金分配量。模型2的应用带来的增减体现在列VII

利用模型1进行资源分配后,每个系分配到的金额发生了很大的变化。与之前相比,15个系中,7个系分配到的资金都减少了,8个系增加了。有趣的是,诸如管理学、电子商务等新兴学科所在院系获得的资金增量,超过了100%。另一方面,诸如物理学、化学、数学、地质学和计算机科学等传统学科所在的院系的份额减少了。在社会科学各系中,经济学系也分配到了更多的资金。模型2资源的分配形式与模型1类似,然而模型2的损益差额扩大了。模型2是一个纯粹的完全竞争模型的例子,与模型1中的例子不同的是,资金的分配单一地取决于成分因子。

结论

大学图书馆基于绩效的资源分配模型能提供公平和透明的预算分配方案。由于它建立在不同的绩效指标上,在分配预算上,模型是有效的,资源流向具有更高效产出的用途。模型具有柔性,易适用于任何给定的情形。分配过程中,模型充分发挥了公平因素的作用。拉力因子和推力因子的适当组合将会使模型趋实用和相互关联。模型将有助于大学各院系的全面进步以及使资源更好的为它们服务。

 参考文献:

  1.  Casper, C.A. and Henry, M.S. (2001), “Developing performance-oriented models for university resource allocation”, Research in Higher Education, Vol. 42 No. 3, pp. 353-76.
  2. Davis, P.M. (2003), “Tragedy of the commons revisited: librarians, publishers, faculty and the demise of a public resource”, Library and the Academy, Vol. 3 No. 4, pp. 547-62.
  3. Emojorho, D. (2004), “Budgets and budgeting in selected Nigerian university libraries”, The Bottom Line: Managing Library Finances, Vol. 17 No. 3, pp. 98-101.
  4.  Liverpool, L.S.O., Eseyin, E.G. and Opara, E.I. (1998), “Modeling for resource allocation to departments and faculties in African universities”, Higher Education, Vol. 36 No. 2,pp. 139-53, available at www.aau.org/studyprogram/pdfiles/liverpoo.pdf
  5.  Malhan, I.V. (2001), “Financial needs and problems of university and research laboratory libraries in India”, The Bottom Line: Managing Library Finances, Vol. 14 No. 3, pp. 111-5.
  6.  Seer, G. (2000), “Special library finance management: the essentials of library budgeting”, The Bottom Line: Managing Library Finances, Vol. 13 No. 4, pp. 186-93.
  7.  Shulock, N. and Harrison, M.E. (1998), “Integrating planning, assessment, and resource allocation”, Planning for Higher Education, Vol. 26 No. 3, pp. 29-37.
  8. Svenningsen, K. (1998), “An evaluation model for electronic resources utilizing cost analysis”, The Bottom Line: Managing Library Finances, Vol. 11 No. 1, pp. 18-23.
  9. University of Leeds (2002), “Library materials fund: resource allocation”, The Reporter, 479, March 18, available at: http://reporter.leeds.ac.uk/479/library.htm
  10. anthi, M.C. (2001), “The changing environment of academic libraries: end-user education and planning strategies for libraries in India”, Library Philosophy and Practice, Vol. 4 No. 1,available at: http://libr.unl.edu:2000/LPP/vasa-enduser.html

 

关于作者:

P.K. Sudarsan,印度果阿大学经济系讲师,联系方式: sudha@unigoa.ac.in

 

原文载于:

The Bottom Line: Managing Library Finances. Vol. 19 No. 3, 2006, pp. 103-110 

Issn: 0888-045X  ©Emerald Group Publishing Limited. DOI 10.1108/08880450610682527

http://www.emeraldinsight.com/0888-045X.htm

 (厦门大学图书馆 陈娟 译, 萧德洪校对,Sogg截图/编辑)

《印度的大学图书馆资源分配模型》上有1条评论

评论已关闭。