成就突出的美国公共图书馆

内容来源于“How libraries stack up: 2010”,展示了美国公共图书馆为用户提供的各类服务,例如,免费上网、免费的技术培训、就业援助等方面,同其他同类服务行业进行了对比。

下载PPT:成就突出的美国公共图书馆

报告原文下载:www.oclc.org/reports/stackup/.

图书馆员:数字时代的开拓者

《这本书过期了》(This Book Is Overdue)的一开始,Marilyn Johnson就把当今的图书馆员称为“网络馆员”(cybrarians),他们是“新一代的了解技术的图书馆员,部分是人机合体,部分是猫眼的阅读放大镜。”在这个图书馆专业的勇敢新世界中,Johnson大胆幻想这些新的图书馆员和信息科学家一道,在前人的工作上开拓出新方向,一些方向会让我们大吃一惊。

Johnson写这本书的动机来自于另一位图书馆员,已故的Henriette Avram女士。John(她还曾经写过《死亡的心跳:逝去的灵魂、幸运的亡者以及讣告带来的丧心病狂的欢愉》这本书)读到了Avram的讣告,她了解到了在传说中,在1960年代到70年代,美国国会图书馆是如何把数以百万计卡片目录转化为可以搜索的电子数据库的。Avram的MARC(机读目录)项目让图书馆员迅速的进入了信息科学的新领域。

继续阅读图书馆员:数字时代的开拓者

社会团体如何帮助高校图书馆实现发展目标

原文:How community engagement contributes to an academic library’s development goals

美国加州,加州大学圣地亚哥图书馆发展部主任,Barbara Brink

公共研究型图书馆的传统做法是将外部经费用于那些“难得的购买机会”(指特藏文献的采购)、新馆藏文献采购(使用捐赠资金)、或用户服务的提升。特藏文献使图书馆的馆藏质量从优质变为非同寻常,馆藏捐赠长期地资助专门领域的馆藏文献采购,提升服务使读者更容易查找到文献。

经济的持续下滑使得捐赠的投资回报率降低,各州对高校图书馆的支持急剧减少,越来越多的高校图书馆必须依靠私人的资助来购买本科教学中所需的主要文献资源,而不是去购买特藏文献。为了在维护核心馆藏、加强特藏文献收集和保证相当的用户服务水平之间建立平衡,外部资助比之前任何时候都重要。

外部资助也要为资本项目、特殊拓展项目和员工保持提供经费,但是馆藏建设是重中之重。

社会团体的帮助对筹集资金非常重要。

为什么需要社会团体参与发展工作?

社会团体的帮助对筹集资金非常重要。人们给他们敬仰和信任的机构捐赠,最终得到捐赠的是个人,而不是该机构。为了开展能让社会团体成员参与的项目,图书馆管理者可以设立一个分享图书馆需求的场所,并建立与关注我们需求的人士的联络渠道。

这些措施在经济下滑时期尤其重要,特别对于那些过去依赖于政府拨款的公共研究型图书馆,因为现在政府的拨款不断地在缩减。

社会团体如何参与?

图书馆之友和顾问委员会也许是让社会团体参与高校图书馆发展最常见的形式了。不管顾问委员会成员属于哪种类型的机构,他们都可以作为图书馆社会团体的大使。图书馆之友和顾问委员会每年都能为图书馆带来收入,用于馆藏建设和图书馆运营。

人们给他们敬仰和信任的机构捐赠,最终得到捐赠的是个人,而不是该机构。

加州大学圣地亚哥分校图书馆之友不仅通过他们的会员项目为图书馆馆长提供年度采购经费,而且将50%的会费收入作为捐赠资金长期地支持馆藏建设,近40多年来,这笔捐赠资金总额接近100万美元。

加州大学圣地亚哥分校图书馆顾问委员会在每年为筹集资助而举行的“图书馆宴会”上发挥着很大的作用。委员会正在为建立圣地亚哥一些技术公司开创者的口述历史文档筹集资金。这个文档将为学者们了解圣地亚哥成为全国第三大高科技/生物技术中心的动力基础提供原始研究素材。

图书馆社会团体的成员也能以提供配比捐赠的方式参与募款活动。比如,募款活动的目标为500万美元,一位捐赠者愿意捐出250万美元,如果图书馆社会团体成员愿意捐剩下的250万。有些基金会只有当社会团体愿意承担目标捐赠数额的一定比例时,才愿意提供资助经费。配比捐赠使他们感到他们的捐赠发挥了作用,并且有效地为募款活动产生了更多的能量。

社会团体参与对争取图书馆经费有帮助吗?

在加大圣地亚哥分校,校长严格按标准决定预算的分配。因此,社会团体参与这一级决策的可能性很小。尽管如此,我们积极动员社会团体成员参与全校预算前期阶段的宣传活动,这一模式与其它的高校研究型图书馆有所不同。

bbrink@ucsd.edu
http://libraries.ucsd.edu

如何让社会团体参与高校图书馆发展小贴士

  1. 1. 建立社会团体顾问委员会 将顾问委员会推广至那些至少有能力做年度捐赠,对你们的使命和主要项目有个人兴趣,能帮助你们认识更多志同道合并有能力在财务上提供帮助的人士的个人。
  2. 2. 与那些曾经为图书馆捐赠过的人士保持联系 继续与你们最大的捐赠者保持联系,他们是你们最有力的支持者和拥护者。经常向他们汇报他们的捐款是如何被使用的以及图书馆的主要项目情况;邀请他们参加充分体现了你们机构特别之处的活动;鼓励他们帮你们介绍有着兴趣为你们图书馆未来做投资的人士。
  3. 3. 不要因为向别人提出捐赠要求而感到害怕 我们提出捐赠要求,是给他们个人或家庭一个发挥个人激情的机会。如果这只关乎钱的问题,那很少会有人去做巨额的捐赠。

Barbara Brink

开展资助申请工作坊,为教职工和研究生提供支持

原文:Grant funding workshops help faculty, staff and graduate students

美国,圣保罗和明尼阿波利斯,明尼苏达大学图书馆Leslie Delserone,Julie Kelly,Jody Kempf   

(从左至右)Julie Kelly,Leslie Delserone 和Jody Kempf

在明尼苏达大学,图书馆员们开展如何有效利用在线资源寻找可能的经费来源的工作坊。这是学校图书馆和科研副校长办公室的一个合作项目。最近在西雅图召开的大学与研究型图书馆协会的第14届全国会议期间,我们以海报的形式展示了工作坊概况的图片。我们再次在这里与大家分享工作坊的概况,希望对其他图书馆员们考虑开展类似的项目有所启发。背景 2006年,在学校规划中显现出对寻找和获得外部经费缺乏支持的问题。在之前几年,图书馆曾开展过如何对各种订购的资助信息数据库进行有效搜索的工作坊。于是,图书馆与科研副校长办公室联系,两个部门的工作人员一起合作,重新建立了现在的工作坊。图书馆员们为工作坊的开展提供检索技能、培训经验、师资以及图书馆与学校各院系部门的关系网。科研副校长办公室的员工为工作坊提供培训人才、当前科研人员的需求情况总览、购买数据库的经费和一张高效的沟通网络。最后,名为“资助经费:搜索工具和文献的运用”的工作坊在2007年首次开展,该工作坊旨在提高科研人员运用搜索工具的意识,并向他们传授简单而有效的搜索策略,以及让科研人员了解各个数据库的增值服务与功能及其它一些特征。现状每场长达75分钟、注重操作性的“资助经费:搜索工具和资源的运用”工作坊包括: 帮助科研人员全面了解内部资助经费资源 了解近来明尼苏达大学科研人员和研究生获奖的来源; 学校订购的资助信息数据库的演示和操作; 在各数据库订阅电子邮件提醒。科研副校长办公室将培训材料放到网上,并且积极地将该内容向学校教职员工和研究生推广。工作坊的参加情况很好。至今,超过300人参加了30多场工作坊。最初的参加者是院系的资助项目协调员,他们很多人评价,除了以前曾使用的一些工具,他们在工作坊中还学到了新的技能。在科研副校长办公室向全校的研究生教育主管们通知工作坊时间时,他们鼓励研究生也来参加。至今,研究生的参加人数占总参加人数中的70%之多,最后,我们特意为研究生多加了几场培训,对于个别院系,我们在培训中特别注重结合研究生的研究方向。图书馆与科研副校长办公室的合作满足了双方共同的服务对象的需求。考虑到研究生和个别院系持续增长的需求,我们聘请了那些为全体联络馆员教授“培训者教育”课程的馆员们。现在,学校所有的院系联络馆员都掌握了这样新工具——教授如何搜索资助机会。成功的关键通过反思,我们得出成功的关键因素: 在任何需要的地方用上我们的搜索技能; 培养与能提供支持的校内合作者的关系,营造学校的科研氛围; 共享已有的沟通网络,以更高效地推广我们的资源和服务; 积极地参与到学校战略规划活动中,从而使图书馆在学校信息领域规划的设计和实施中扮演积极的角色。图书馆与科研副校长办公室的合作满足了双方共同的服务对象的需求,为图书馆和学校的战略规划提供了支持,为图书馆员在学校科研中承担起更重要的作用奠定基础。我们的合作一直以来都是双赢的。

delse001@umn.edu  jkelly@umn.edu   j-kemp@umn.edu  

www.lib.umn.edu

 www.collaborate.umn.edu/explore/searching.html

文章来源 Delserone, L., Kelly, J., & Kempf, J. (2009, April). Grant funding workshops help faculty, staff and graduate students. Library Connect Newsletter, 7(2). www.elsevier.com/libraryconnect

填隙式阅读

原文出处:http://orweblog.oclc.org/archives/002081.html

2010年四月11日 Lorcan Dempsey

类别∶图书,电影和阅读……·用户体验·电子书及其他电子资源

牛津大学出版社的Evan Schnittman发了一个有趣的帖子,其中他讨论了三种模式的数字阅读∶发掘式的、沉浸式的和教学型的。确实值得一读。

读他的帖子,使我记起了一个我曾经用过的短语:填隙式阅读。在我们的一生中,我们要做大量的阅读。这让我想到了洗手间,但是我更多地想到的是阅读和旅行。

Wolfgang Schivelbusch有一篇精采的专题论文《铁路旅行:十九世纪工业化的时空》,是一篇有意思的文章,它讲述阅读和火车的关系。他写道:当您厌倦了窗外快速消失的景物和与其他旅客交谈的时候,阅读立刻成了最受欢迎的事情。他描述着火车站的卖书与租书服务的出现。他引用了1860年法国医学大会会议录中的话:

事实上每个人在火车上旅行时都喜欢用阅读来消磨时光。一个人如果买到了一个社会阶层的人喜欢的书籍,就很容易在旅行中认识他们了,这是非常普遍的。

他引用John Murray的广告词:“铁路文学——信息及单纯娱乐的作品”。他还借用了Hachette介绍火车站的商店的话:怎样“把强制的空闲和令人厌倦的漫长旅程变成享受与指令”。

Allen Lane怎样在火车月台上构想了企鹅丛书的故事也是人所共知的(不论真实与否)(维基百科)。

现在阅读是旅行中必不可少的一部分,我们对在飞机上的座椅后的口袋所提供的这样的“机会”、在地铁上的读书人以及车站和机场的不可避免的售报亭或书店都很熟悉。

近年来,移动通信为这种在机场或等火车时的填隙式“强制空闲”介绍了一种新领域,人们可以用手机收发电子邮件、写博客或微博、浏览新闻和比赛结果等等。

现在,顺便介绍一下iPad。iPad似乎是用于填隙式阅读的理想设备,它支持社会网络、沉浸式阅读、对万维网的发掘与互动等等。可是,它的便携性还不如杂志、报纸或纸本书。因此,有关这些体型很小的iPad一些言论似乎会有巨大的意义。另外还有Kindle,它更加便于携带,可以只用一只手抓持。但是它不能更好地支持各种填隙式阅读以及网络互动。因此,看到用它打开其他应用程序也并不令人惊奇,虽然有人认为它可以延伸至沉浸式阅读,他们喜欢在日常生活中的各种空闲时段中都使用这样的沉浸式阅读。

译者:谭榕@SDU Library

高校图书馆通过资助获取技巧为经费需求者和潜在资助者牵线搭桥

原文:Through the art of grant-seeking, academic libraries connect funding needs with potential funders

美国安阿伯市, 密歇根大学Hatcher研究生图书馆,大学学习社区联络馆员Karen E. Downing博士

KED

Karen E. Downing

如今的学术环境既具竞争性,又具合作性,资助申请领域更是如此。在招聘、终身任职和升职评定中,学术人员在科研中获得的资助经费额度已逐渐成为考核指标之一。

本科生们为奖学金而奋斗,研究生希望获得研究生奖来支付学费、开展专业领域的研究和撰写论文。高校工作者越来越依赖于资助经费来培育创新项目、提供空间和提高服务。认识到资助经费在学术界日益渐增的重要性后,众多学科的老师都要求学生学会撰写申请书的技巧并掌握确定潜在资助者的能力。

随着大学经费需求的增长,高校图书馆如何在资助申请过程中发挥其资源优势,成为其所属高校资助申请重要的服务部门,并建立与校内主要研发成员间的合作伙伴关系?高校图书馆如何成为资助申请对象(包括高校图书馆本身)不可或缺的服务支持部门,有以下几种方式。

高校图书馆充当与资助申请相关的多种角色

在资助申请的过程中,学校图书馆承担着众多角色。许多图书馆购买并提供资助申请的辅助工具,如数据库。其次,图书馆可以制作网页或者印刷版的指南辅助用户寻找资助机会。密歇根州立大学Jon Harrison的文章(Harrison, 2009)中提到的网站指南(译者注:网站指南,webography,是针对某一主题/课题而收集的一系列相关网站的列表)、自选网页(Downing, Doepker & Bonnet, 2009)都是这一类型的指南工具。

在这之前,图书馆可以将这些本土制造的商业性工具向全校的资助申请者推广,以指导和支持他们搜索资助机会和申请经费。

再次,图书馆越来越多地在资助项目上与他人合作,甚至已经成为了资助申请者。合作项目让图书馆员们通过参与资助项目过程中从而获得了更丰富的经验,并且与学校其他资助申请者建立起紧密的关系,从而更好地了解他们的信息需求。

最后,为与用户进行最大程度的互动,并使图书馆产生尽可能大的影响,图书馆应该与学校的科研政策制定者加强联系,改善资助申请所需的基础设施条件。通过这些联络,图书馆不仅可以在全校范围内建立起扎实且重要的联系,而且有助于引导学校的政策和发展方向。

发展与主要部门和个人的关系对成功申请资助具有重要作用

每个学校都有各类从事资助申请工作的相关人员。在学校成员中,有一群渴望在资助申请时得到支持和有意在资助申请领域进行合作的人们,也有专门的部门和工作人员为资助申请提供服务,我们可以通过他们来提供基于图书馆的资助申请服务。图书馆员们应当建立并培养与这些部门和工作人员的关系。

提供资助申请帮助有益于图书馆用户和图书馆本身

高校图书馆是全校的信息资源中心,它通过提供信息资源为经费需求者和潜在资助者牵线搭桥。由于高校图书馆处于既重要又核心的地位,它能帮助学校其它部门满足经费需求,同时也满足自己经费上的需求。在资助申请中取得主导地位能使高校图书馆更好地服务用户,并巩固其自身地位。

kdown@umich.edu
www.lib.umich.edu

参考文献

Downing, K., Doepker, R., Bonnet, J. (2009). Resources on foundations and grants. http://guides.lib.umich.edu/grants

Harrison, J. (2009). Grants and related resources. http://staff.lib.msu.edu/harris23/grants/index.htm

高校图书馆的资助申请服务的对象

图书馆资助申请服务的群体服务对象有:

学术人员:学术人员要想被聘上终身职位,必须拥有成功申请外部资助的良好档案。 终身职位和科研资助经费是学术人员想要全面了解资助申请流程的强大动力。

博士后:博士后通常由联邦政府和基金会提供资助经费,有时候他们直接从政府和基金会获得经费,但通常是从学校的院系里拿到。许多研究生开始寻找博士后岗位以资助他们完成博士项目第五年的研究。

研究生:对这部分学生来说,资助需求包括学费、毕业论文研究经费和出席专业会议的差旅费。专业学术组织和基金会是他们获取经费的主要来源。

本科生:随着学费的快速上涨,奖学金对许多学生来说越来越重要。同时,校内的科研项目也逐渐向本科生开放,成为本科生获得资助的主要来源。

行政人员/项目人员: 许多学校有导向性专业体验和实习项目、服务学习项目和其它社区项目,这些项目需要跟校外单位进行合作。资助者对这些项目非常感兴趣,因为这些项目与传统项目不同,它们不单单牵涉一个机构,往往具有更大的影响力。项目协调员虽然遍及全校,但是主要关注于学生服务,学术服务和公共卫生、社会工作、信息和教育相关院系的项目。

图书馆资助申请服务的机构服务对象

校科研办公室: 大部分高等院校都有一个统筹管理资助申请和资助经费的办公室。有些学校科研办公室还帮助学术人员撰写申请书,并且与基金会工作人员和政府资助管理人员保持联系。学校科研办公室是那些有意向参与学校资助活动图书馆员们的有力同盟。

科研管理者:在规模更大的学校里,个别学院有自己的科研管理人员来协调学院内的资助项目。他们通常与学术人员、科研项目负责人、院长和其它科研支持人员有直接的联系。他们非常了解学院的科研项目,是学院学术人员的重要联络人。

学校发展办公室: 差不多每个学校都有发展办公室,有些学院里面也有发展主管,他们的职责是为学校和学院争取大笔的捐赠。

Karen E. Downing

如何向主管单位游说图书馆经费:清晰沟通与发动图书馆支持者

原文:Lobbying your governing body for library funds: Communicate clearly and deploy library champions

北京航天航空大学图书馆馆长,杨晓光,中国北京

YXG

杨晓光在北航图书馆前

充足的经费是维持图书馆运行的关键。北京航空航天大学,原名北京航空学院,正从一所理工院校向综合性大学转型。这一急剧转型为我们图书馆带来了巨大的挑战:我们需要筹集更多的经费用于采购新建学科,如生物科学、工程学、法学、经济学和文学,所需的学术资源,。

总之,当前为图书馆游说经费对于馆长来说不是一件容易的事情。

总体来说,中国高校图书馆的经费主要依靠其主管单位,只有很小一部分来自外部支持。本人自2005年起担任图书馆馆长以来的经验告诉我,向主管单位成功游说图书馆经费是需要一定技巧的。

首先,清晰地沟通意味着图书馆馆长应确保主管单位–在有些学校可能包括分管图书馆和财务工作的副校长及时了解图书馆的财务需求及状况。清晰地沟通需要紧密关系的建立。馆长们与图书馆的拨款单位有着良好的关系,才能更好地了解学校的年度财务情况和战略规划,交出一份更具有建设性和更有可能被核准的图书馆预算计划。

其次,号召图书馆支持者以另一种有效的方式传播图书馆对大学的价值,从而帮助图书馆获得经费。我们的方法是,让学校各个学科的主要教授在学校为图书馆说好话。他们的观点能极大地影响,甚至能影响校长的想法。

我们的方法是,让学校各个学科的主要教授在学校为图书馆说好话。

总之,当前为图书馆游说经费对于馆长来说不是一件容易的事情,这件事需要统筹兼顾。如今,图书馆馆长不仅要争取足够的经费,而且要在各项要求中寻求平衡,但是只要些许技巧就能其很大的作用。

yxg@buaa.edu.cn
www.buaa.edu.cn

成功为高校图书馆游说经费的技巧
1. 与图书馆主管单位清晰地沟通                      2. 发动图书馆支持者

—— 杨晓光

高校图书馆为科研人员节省时间和金钱

原文:Academic libraries save researchers time and money

美国科罗拉多大学博尔德分校工程图书馆馆长Jack M. Maness

  Jack Maness

我们图书馆的一位同事最近收到一封来自环境工程专业研究生的感谢信,其大致意思如下,“我不敢想象如果没有图书馆参考咨询服务,怎么可能有一流的研究型大学。”

对我而言,这封信意味着一个道理:这位学生清楚地认识到了图书馆在他研究和学习中的价值。为什么这么说呢?我们到底为他做了些什么让他这么认同我们的价值?而我们又如何才能将我们的价值传递给他人呢?

我们的分管负责人Emily Fidelman做了两件事:1)她花时间梳理了环境保护协会免费提供的诸多数据库,并且找到了学生搜索了数小时也没找到的东西。2)她确定这个学生所在研究小组所需的一份技术标准图书馆没有收藏,并交由我们审核购买。

无疑,这个学生非常开心,不仅因为图书馆员愿意花时间帮助他,而且Emily还让图书馆考虑采购新资源支持他的研究。这位学生得到了帮助,而且是有价值的帮助,这个价值体现在两个方面:时间和金钱。

我希望老师和学生们能认识到图书馆是他们和复杂、昂贵又不停变化的信息世界的联络者。

时间体现价值

时间是世上的无价之宝,因为人们总是不够用。我们国家高等院校的师生同其他人一样渴望拥有更多的时间。为改善他们的工作条件,建立庞大的支持体系来帮助他们取得成功是必需的。图书馆就是其中一个系统,图书馆的其中一项目标就是为他们节省时间。像Emily这样给学生提供服务就是在给图书馆用户增加可支配的时间,所以,这个价值显而易见。这一囊括了图书馆和图书馆员的支持体系帮助学术人员取得成功。

时间是世上的无价之宝,因为人们总是不够用。

金钱体现价值

学生所需的那份标准并不是十分昂贵,也不难找到,但它非常有价值,它之所以有价值是因为标准中所涵盖的信息是支持学生获得成功的系统中的不可缺的部分,图书馆非常乐意提供这样有价值的东西。

在当下的信息社会,很少有人能正确地认识到图书馆这方面的价值,即使是最有智慧的科研人员。搜索引擎和出版商的网站通常给老师和学生提供有价值的信息,这掩盖了图书馆在提供有价值信息中担当的角色。只有在图书馆缺少某种文献资源、又同意为读者购买时,这个价值才体现出来。在这种情况下,图书馆的价值-金钱-才得以显现。

如何传播我们的价值

当我在授课,提供参考咨询服务或者与学生和老师闲聊的时候,我尽力以两种方式传播图书馆的价值:时间和金钱。我向他们解释,我们的服务为他们节省时间。“我们替你们做,或者我们和你们一起来做。”是我们传达的一个信息。我还向他们解释,图书馆替你们购买多数个人和部门支付不起的信息资源。“我们为你省钱,虽然有时候你并未意识到。”,这是我们传达的另一个信息。

我希望老师和学生们能认识到图书馆是他们和复杂、昂贵又不停变化的信息世界的联络点。如果他们理解了这一点,他们就认识到了图书馆的价值:图书馆为他们节省时间和金钱。只要高校图书馆在做这些事情,那不仅可以给别人带去价值,而且我们的价值也会得到认可。

 

 

jack.maness@colorado.edu
http://ucblibraries.colorado.edu/engineering/index.htm

文章来源

Maness, J. M. (2009, April). Academic libraries save researchers time and money. Library Connect Newsletter, 7(2).
www.elsevier.com/libraryconnect

如何不再为预算担忧,反而爱上它

原文:How to stop worrying and love the budget
如何不再为预算担忧,反而爱上它 

美国马萨诸塞州,伍斯特市,克拉克大学馆藏管理部主任、美国档案工作者资格认证学会财务主管 Mott Linn

  “如果没有可控的预算,不论你有多优秀、提供了多少服务、或者是个多么伟大的领导,这些都没有用,这是事实。最后还是根据你预算多少来对你评估。”

——美国研究型图书馆协会的一位终身馆长对一新馆长的忠告


Mott Linn

对图书馆管理者来说,充分了解图书馆预算如何发挥作用十分重要。充分了解图书馆预算情况有助于图书馆管理者带领员工、整个机构及其服务获得成功,无论所处的境况好坏。充分了解图书馆预算情况还有助于图书馆管理者在任何经济气候下更有效地争取经费。了解图书馆预算情况对所有致力于建立更强大预算的图书馆管理者来说非常有必要。

学会如何不再为预算担忧,反而爱上它相当简单。

准备阶段

之前没有做过预算的图书馆管理者可能会想着尽量避免这项任务,尤其是那些数学学得不好的。做预算确实需要用到数学,但所用到的非常简单,大部分情况下只需要加加减减,偶尔会用上乘除。

因此,任何人只要小学毕业就应该会做相应的计算。(有时候得知道需使用哪些数字来得到所需的答案。)除此之外,你只需要用到纸笔、计算器和所在机构使用的财务软件这些辅助工具。所以,对于新手而言,没有什么可感到恐惧的了。

了解图书馆预算的两种基本类型

预算就是预估一个机构在未来某一时期内的收入和支出,并且通过将其财力资源和机构活动相联系来实现其目标。经营预算涉及机构日常运转的方方面面,它与资本预算相反。资本预算适用于需要大量现金投入的项目,其所创造的东西具有较长的使用寿命,比如建筑。图书馆馆长每年都会做经营预算,偶尔需要做资本预算,所以,这篇文章将主要讨论前者。

了解图书馆预算的功能

预算可以用来实现许多管理功能。

   预算有助于计划各级收入和支出。

   预算可以控制图书馆各部门超支。

   预算可以协调一个机构的诸多活动。比如,一个合理计划的预算可以大大提高采购图书的经费,以及为额外采购的那部分图书购买图书加工材料的经费。

   预算通过先把钱分配给分配者认为最重要的活动,再根据其它活动的重要性不同依次分配给不同数额的经费,这反映了一个图书馆或者其上级机构的发展重点。预算的重心如何倾斜决定图书馆未来的成败。

了解图书馆经费预算的计划周期

一个具有代表性的预算计划周期可分为以下几个基本步骤。

  1. 首先,机构预估其收入后建立一个总预算。
  2. 其次,高层向下级部门宣布各自部门预算申请的额度范围。
  3. 再次,各部门与高层沟通,阐述本部门需要些什么及理由。
  4. 接下来,上下级进行谈判。
  5. 随后,预算申请被批准并加以实施。
  6. 最后,在财政年度内及结束后评估预算计划,这不仅是为了解各部门是否遵照执行原定预算,而且可以知道在下一个预算中哪些地方需要修改 (Dickmeyer, 1992).。

了解上级机构的资源分配体系

资源分配体系有很多种,每种体系以不同的方式完成资源分配。尽管每个图书馆上级机构的分配体系可能有其独特的一面,但大多数都属于同一种体系。我在其它文章中比较过这些体系(Linn, 2007)。知道资源是如何分配到预算中去的图书馆馆长们更懂得如何去影响这个体系,使他们的预算获得更多的经费支持。

懂得以适当的方式裁减预算

在不太好的时期,图书馆管理者必须得裁减预算,而且必须谨慎地有策略地加以裁减。有些管理者在遇到不得不裁减预算时,会采取全面裁减的方式,比如各个领域都裁减10%,而不是有区别地进行裁减。这是政治手段上最简单的方法,但这种方法会导致财务管理上的失败。

相反,他们应该战略性地判断哪些领域是需要重点保护的,哪些项目可以裁掉。如果他们有最新的战略规划,那就可以根据这份规划来指导裁减。否则,他们需要仔细考虑哪些是被看好的领域,哪些地方的需求正在放缓增长速度或在减少。图书馆某些地方以前曾获得了更多的经费并不意味着它在今后也应该得到更多的经费。

要知道预算真正揭示了战略规划

人们或许认为战略规划决定着一个机构的发展重心。事实上,战略规划的编制纯粹是无意义地浪费时间,除非它能决定为哪些机构活动拨款以及拨款的数额,理由是,只有掌握着资源才能实施战略规划中的发展重点,而所有资源都得用预算中的经费去购买,除了那些义务劳动力和捐赠的资源。举个例子,一份战略规划的首要目标是替换破旧古老的家具,但是预算中没有计划这笔费用,那么这项计划还是不要写上的好。体现一个机构的重心不是看战略规划上的文字,而是看预算中经费的分配。

懂得经验的价值

尽管那些从来没有做过预算的人可能会小心翼翼地涉入这项工作,但是有经验者知道预算只需要一些基本知识和设想预算的逻辑能力。了解和控制预算对进入图书馆管理层的馆员们越来越重要,同时它也是图书馆得以生存的关键。

mlinn@clarku.edu
www.clarku.edu/research/goddard

 

 

参考文献

Dickmeyer, N. (1992). Budgeting. In Deirdre M. Greene (Ed.), College and university business administration (pp. 239-80). Washington, DC: National Association of College & University Business Officers.

Linn, M. (2007). Budget systems used in allocating resources to libraries. The Bottom Line, 20(1), 20-29.
 

资源

Goldstein, L. (2005). College & university budgeting: An introduction for faculty and academic administrators (3rd ed.). Washington, DC: National Association of College & University Business Officers.

Hallam, A., & Dalston, T. R. (2005). Managing budgets and finances: A how-to-do-it manual for librarians and information professionals. New York: Neal-Schuman Publishers.

 

译者:tony.lin tony.lin

图书馆于国家的十二大好处

原文链接12 Ways Libraries Are Good for the Country.http://www.ala.org/ala/alonline/resources/selectedarticles/12wayslibraries.cfm
美国人大都知道他们可以从图书馆获得什么。而馆员知道致力于提供全面获取人类生存所有知识。这需要相互支持。
当人们需要图书馆,图书馆已然准备好了,准备好丰富我们的思想,捍卫我们求知的权利,就像其他机构维护我们的安全和财产。然而,假如没有健全的心智,街道安全与家庭平安之美国梦永远无法实现。
图书馆维护我们的自由和民主保持健康。对那些无处不在的图书馆拥护者——朋友,理事,董事会成员,赞助人和自愿者,美国图书馆提供我们力争的12大理想作为礼物。让我们心怀骄傲和自由来维护图书馆,让21世纪的自由国度成鲜活的现实。
1、图书馆予公民知情权(Libraries inform citizens)。
民主赋予人民无上的权力。图书馆通过提供信息之获取利用,让公民可以作出必要的决定,自己管理自己,以此促进民主的实施。在美国社会公共图书馆是唯一的机构,以防止无知和屈服以反对暴政为目的,其存在表明一个民主社会对知识、真理、正义、书籍和文化的重视程度。
2、图书馆打破藩篱(Libraries break down boundaries)。
图书馆给文化程度低、文盲和非讲英语的人提供免费的家庭扫盲计划。此外,遍布美国的众多馆员开办推广教育课程,教导公民,为读者开发多种语言和多元文化资料。图书馆服务闲居家中老人、监狱犯人和其它机构中的个人、流浪者、视听障碍者。
3、图书馆平衡不公平竞争 (Libraries level the playing field)。
经济学家已经指出美国收入不平等倾向日渐扩大,贫富差距扩大。为使其社区老百姓都能平等获取所有的资源,不受收入、社会阶层或者其他因素的影响,图书馆平衡不公平竞争。一旦用户利用图书馆的资料,他们学会阅读,获得工作,或者开始创业,用户有机会在图书馆外获得公平竞争的机会。
4、图书馆重视个人 (Libraries value the individual)。
图书馆的大门向所有人敞开。图书馆提供各种商业运作方法,从优秀公共电视制作到另类出版商的自由思想和非主流意识与文学的诗人和艺术家的商业前景。
5、图书馆培育创造力(Libraries nourish creativity)。
在图书馆里,我们都是小孩子。好奇心是创意和想象力之母,通过激发好奇心,即使是最专深和专门化的图书馆也有助于提升心灵超出其原有水平。图书馆储存的理念,有些可能过时,但可作为原始材料,不断滋养创新的心灵,可以寻找至今无解的问题的答案。
6、图书馆启迪少儿的心灵(Libraries open kids’ minds)。
带儿童进入图书馆可以使其由化平凡为杰出。从学龄前儿童的故事时间到高中生的生涯规划,少儿图书馆大不同,因为少儿图书馆关心每位来需求帮助的小朋友的特殊发展需求。小朋友拥有自己的图书证,有机会学习肩负个人责任。而图书证可以为小朋友在书籍、录影带、录音带、电脑、游戏、玩具等找到全新的世界。
7、图书馆回报高利息 (Libraries return high dividends)。
盖洛葡萄酒是什么,我无法相信这是酸奶连锁店,与广告牌、巨人标志都市媒体有什么共同之处呢?图书馆创造了这些百万富翁。当这些商业巨人创业之初,图书馆提供重要的创业信息。图书馆还随时准备帮助人们追求个人目标。这些成功的故事花费多少钱呢?每年每人花费不到20美元的税金。
8、图书馆建设社区 (Libraries build communities)。
在图书馆种没有适用的关于社区的狭义定义。每个社区都有自己的图书馆和特殊馆藏。图书馆有其正当性和一致性;图书馆拯救生命,照字面上来说,实则是保存这些生命的记录。社区建设意味着图书馆连结人与信息。馆员已经成为网络导航的专家。早在虚拟空间出现之前,就有图书馆存在,这条信息高速公路正是图书馆架设的。
9、图书馆让家庭更加和谐 (Libraries make families friendlier)。
图书馆是美国家庭的最好朋友,提供精进技能服务保障。家庭作业中心、素质培训、养育知识、课外活动、暑期阅读计划、进修推广——就如其所服务的家庭,各地的图书馆都不断改进服务以迎接新的挑战。
10、图书馆冒犯所有人 (Libraries offend everyone)。
少儿图书馆馆员Dorothy Broderick认为,美国各地的图书馆都应该在门外挂一个牌子,上面写道:“这所图书馆有些信息会冒犯各位。如果们提供的信息没有冒犯您的话,请抱怨。”这种冒犯的意愿和责任意味全面看待问题的雅量,这对任何一个国家而言都是好的,再结合图书馆的平等与开放特征,就格外有意义了。
11、图书馆提供庇护(Libraries offer sanctuary)。
就像犹太教堂、天主教、清真寺和其它神圣的场所一样,图书馆可以创造一种生理反应,给人以一种宁静、尊重、谦让、和荣耀的感受,让人敞开心扉,让全身欢愉充满灵性。为什么?可能是因为在图书馆内,我们不需要顾忌任何人,单独与我们最私密的思绪、幻想和希望相处,我们可以不受拘束的吸收对我们最宝贵的东西,我们在他人的安静陪伴下不知不觉。
12、图书馆保存历史(Libraries preserve the past)。
图书馆保存历史。一个民族,一种文化,一种社会不了解自己的历史,将深陷在自己的错误中。图书馆使我们可以跨越时空,与活着的人和逝去的人对话。小心翼翼的整理、储存、索引和保存,以供利用。这些图书馆的代表性工作是一个奇迹,在数字化环境中,不知将迎接怎样的挑战,价值几何。

A 2000 revision of the list that originally appeared in American Libraries in December 1995 著 图谋