图林中文译站

1  导言

高校图书馆的存在理由是：建设一个共用的知识资源库比学者们采购并管理各自独立的信息资源要更为有效可行；一本书在其使用年限中由多位读者共享比每位读者采购他们各自的复本要更为有效；一个机构共订一份期刊也比拥有多份个别订阅的期刊要更为有效（Davis，2003）。对图书馆而言，要提高馆藏效率和信息利用必须有个良好的资金分配模式。近年来，随着图书馆资料成本的上升和通货膨胀，这方面的困难已经日益突显。全世界的大学图书馆正面临着严重的危机。在图书馆预算零增长甚至收缩的环境下，信息专业人员如何满足大学社区的全部需求是一个十分重要并有待回答的问题（Svenningsen，1998）。

印度也不例外，随着近年经济的衰退，在印度，用于教育和图书馆的经费变得十分紧张，需要削减高校图书馆期刊订阅和图书采购费用（Vasanthi，2001）。基于经费上的困难，印度许多图书馆都仅仅是力争维持他们既有的业务与服务水平。要创造图书馆更多服务所需的资源和解决现存经费问题必须通过募集资金、有偿服务、对经费资源进行周密的预算和最佳的使用（Malhan，2001）。

在这种情形下，有限资源在图书馆不同服务项目的有效分配显得更为重要。在印度，一般大学图书馆按系所分配经费，各系所根据分配给它们的经费来决定订阅和停订的内容。因为每个系都会为证明各自分配到的经费应当增加而争论，所以确定各个系的经费需求是一项艰巨的任务。因此，建立一种有助于图书馆经费分配的模型十分重要。

 2  大学图书馆的预算

预算仅仅是图书馆馆员们用于保证图书馆财政统一性的若干工具之一，但它却是一种强有力的管理和公共关系手段（Seer，2000）。它是一种编制所有帐目表和分配所有可利用财力资源的方法。根据Emojorho（2004），为了确保财务管理的有效性以及避免经费资源的不确定性和浪费，预算和做预算显得尤为重要。由于印度大学图书馆更多依靠政府的补助及其创收能力有限，预算主要目的在于将资源分配到各个系所、用于图书馆提供的各类的服务和图书馆购买的文献资料上。因此，一种科学的预算编制与分配方法是很重要的，公式化的预算过程提供一种有吸引力的选择，它会充分减少资金决策中对政略考量的依赖，从而提供一个公平、公正和透明的资金分配方案（Liverpool et al.，1998）。

多数的高等教育机构运用专门方法来决策资源的分配，而不是尝试用决策参数建模。全面预算如此，特定预算其中包括图书馆预算也如此。印度的大学图书馆一般都沿袭往年的支出模式为各系分配预算。很多情况下，馆员们回答不出为什么某系分配得多而另一个系分配得少的原因。这种历史开支过程有利于一些已经建立的院系而不利于大学里新设立与新出现的院系。因此，有必要揭开各系资金分配背后的暗箱，让图书馆经费预算更加的透明化。应该得到更多经费的那些系需要被置于相对有保障的地位。在这点上，基于绩效的资源分配模型能够提供更好的选择。

 

3  资源分配模型：方法论

帮助决策者梳理变量和培养更好的意识：使他们恰当地运用客观逻辑和主观判断，是建立模型的首要目标（Casper and Henry，2001）。此处，目标在于建立一个能够帮助图书馆将资金科学地分配到大学不同系所的模型。由于许多院系常会觉得应当在资金分配中按照公正的方式，这种方法试图提供一种可说明性，它将消除分配机制背后隐藏的任何问题同时也提供在应用上的灵活性。

模型将有两个组成部分：基础组成部分和增量组成部分

3.1  基础组成部分

基础额度（B）是分配给每个系的必须最小数量，申请额外的资金都应有合理的理由。基础额度用以保证预算分配持续性，是当下所遵循的方法。它可以保证每个系的最小预算额，可以避免在执行新模型时各系出现比较大的预算超额或预算不足。基础额度是一种出于公平考虑的分配方式，对于相对弱小的系还是一种补助。

基础额度应当是分配给各系的现有预算的一个固定比例，10%到40%之间不等。在初始阶段，这个比例应该保持较高的水平，这样可以降低新模型对弱小系的预算额产生的不利影响。在第二阶段，或许是10年，基础额度一定要减少到总预算额的极小比例。在利兹大学提出的资源分配方案中，每个系的基础额度最低为7000英磅（利兹大学，2002）。当图书馆委员会认为所有系竞争力已经相当，那么基础额度就可以废止了。

3.2  增量组成部分

每个系的增量成分（C）是超出基础额度，根据标准或成分因子分配的额外资金。这个由所有能够被用于资金额外分配的项目组成，比如说学生人数，研究员和项目助理的人数、各系的科研成果等。如同其他类型的规划模型，资源分配模型的设计需要权衡一系列的成分因子 (Shulock and Harrison，1998)。重点需提及的是所有这些成分因子都必须能体现各系的绩效。因此，各系分配到的资金额很大程度上取决于它们的业绩和效能。

这些成分因子可以被理解成拉力因子，它们拉动了每个系的资金分配额。同样，也存在推力因子。某些学科，期刊与书本的成本显著地高于其他学科，因此模型必须引进这个因子；某些学科，仅可利用昂贵的外文期刊，然而随着印度出版的期刊日渐涉及这些学科，使得该学科购买期刊的费用变得相对便宜，而订购进口期刊的院系内在地需要分配到更多的资金。利兹大学（2002年）的公式的基本原则是，找出影响支出的关键成本动因。

提出的模型已经确定了一组成分因子或变量。模型中的变量分为两类：

（1）       学生数（NS）：每个系所有学生人数的总和，以及

（2）       学生数当量（NSE）因子

学生数以外的其他变量也已经纳入以下模型中，这些变量（变量2至9）并已换算成学生数变量当量因子。各变量以及换算成NSE的值在表格1中给出：

 表1 模型中的变量以及转换成NSE

序列号	变量、因子	NSE因子（每单位）
1	学生	_
2	教师	5
3	研究员	4
4	研究助理	3
5	研究项目＜50万卢比	5
6	研究项目＞50万卢比	10
7	出版物：印度本国期刊	3
8	出版物：国际期刊	6
9	期刊平均价格（卢比）
	＜1,000	5
	1,000-2,000	15
	2,000-3,000	25
	＞3,000	35

在转化成NSE的过程中，需要给每个变量的权重赋值，权重取决于由大学图书馆委员会决定的每个变量的重要程度。举个例子来说，如果认为一位研究员等同于4位学生，那么一位研究员的学生当量因子值是4NSE，如果大学认为研究项目更为重要，那么研究项目可能会被赋予以NSE形式表现的更多的权重。

期刊的平均价格在模型中是作为推力因子。平均价格分为四个等级：它们是：

少于1000（RS）,介于1000-2000（RS）之间，介于2000-3000（RS）之间以及大于3000（RS）,它们相应的NSEs分别是5，15，25以及35。

4  模型

4.1  包括基础额度的模型

每个系的经费分配额：

                                                   

给定的 ，每个系的即 由以下公式决定：

其中

因此，                              

4.2  不含基础额度的模型

                                                                                

其中

                                 

5  模型例证

通过表2-4给出的一些假定数据来示范模型的运用。表2给出了各系在模型中的输入变量（成分因子），模型共包括9个因子，资源共分配给大学所有15个系。

表2 各院系模型中的输入变量或成分因子 

序列号	系别	I	II	III	IV	V	VI	VII	VIII	IX
1	哲学	10	6	4	2	0	1	4	1	11
2	社会学	30	6	2	4	0	2	3	1	9
3	政治科学	19	6	2	3	1	2	5	2	6
4	经济学	45	6	5	3	2	3	6	3	6
5	数学	20	8	1	1	2	1	2	4	12
6	物理	60	10	3	2	3	0	5	6	38
7	化学	72	18	19	2	4	3	8	14	32
8	微生物学	21	7	7	3	5	2	4	9	17
9	生物技术	54	13	4	3	5	5	3	8	23
10	地质学	18	6	5	2	3	1	4	4	14
11	计算机	85	12	0	1	2	2	3	2	29
12	植物学	19	7	16	3	5	8	7	8	21
13	动物学	30	6	12	2	4	3	6	5	25
14	电子商务	60	6	7	2	2	2	5	1	10
15	管理学	76	7	3	3	2	4	4	4	7
合计		619	124	90	36	40	39	69	72	–

 

 附：列：I.学生，II.教师，III.研究员，IV.研究项目＜50万卢比，V.研究项目＞50万卢比，VI.研究助理，VII.出版物：印度期刊，VIII.出版物：国际期刊，IX.期刊平均价格（卢比）

 表3 各系所的学生当量因子

<序号	<系别	I	II	III	IV	V	VI	VII	VIII	TotalIX	NS+NSE X
1	哲学	30	16	10	0	3	12	6	15	92	102
2	社会学	30	8	20	0	6	9	6	5	84	114
3	政治科学	30	8	15	10	6	15	12	5	101	120
4	经济学	30	20	15	20	9	18	18	5	135	180
5	数学	40	4	5	20	3	6	24	15	117	137
6	物理	50	12	10	30	0	15	36	35	188	248
7	化学	90	76	10	40	9	24	84	35	368	440
8	微生物学	35	28	15	50	6	12	54	15	215	236
9	生物技术	65	16	15	50	15	9	48	25	243	297
10	地质学	30	20	10	30	3	12	24	15	144	162
11	计算机	60	0	5	20	6	9	12	25	137	222
12	植物学	35	64	15	50	24	21	48	25	282	301
13	动物学	30	48	10	40	9	18	30	25	210	240
14	电子商务	30	28	10	20	6	15	6	15	130	190
15	管理学	35	12	15	20	12	12	24	5	135	211
合计	620	360	180	400	117	207	432	265	2,581	3,200

 

附：列：I.教师NSE，II.研究员NSE，III.研究项目＜50万卢比NSE，IV.研究项目＞50万卢比NSE，V.研究助理NSE，VI.出版物：印度期刊NSE，VII.出版物：国际期刊NSE，VII.期刊平均价格（卢比）NSE，IX.各系所有学生当量因子之和，X.各系NS+NSE 

 

表4 模型1和模型2各自的院系资金分配模型 

序号	系别	现有的 分配额	B	C	模型1：包括基本预算		模型2：不包括基本预算
					总量	损益	总量	损益
		I	II	III	IV	V	VI	VII
1	哲学	225,000	56,250	167,344	223,594	-1,406	223,125	-1,875
2	社会学	225,000	56,250	187,031	243281	18,281	249,375	24,375
3	政治科学	225,000	56,250	196,875	253,125	28,125	262,500	37,500
4	经济学	225,000	56,250	295,313	351,563	126,563	393,750	168,750
5	数学	525,000	131,250	224,766	356,016	-168,984	299,688	-225,312
6	物理	525,000	131,250	406,875	538,125	13,125	542,500	17,500
7	化学	1,270,000	317,000	721,875	1,039,375	-230,625	962,500	-307,500
8	微生物学	525,000	131,250	387,188	518,437	-6,562	516,250	-8,750
9	生物技术	525,000	131,250	487,266	618,516	93,515	649,687	124,687
10	地质学	525,000	131,250	265,781	397,031	-127,969	354,375	-170,624
11	计算机	625,000	156,250	364,219	520,469	-104,531	485,625	-139,375
12	植物学	625,000	156,250	493,828	650,078	25,078	658,437	33,437
13	动物学	625,000	156,250	393,750	550,000	-75,000	525,000	-100,000
14	电子商务	165,000	41,250	311,719	352,968	187,968	415,625	250,625
15	管理学	165,000	41,250	346,172	387,422	222,422	461,563	296,562
合计		7,000,000	1,750,000	5,250,000	7,000,000	0	7,000,000	0

附：B为基础额度，C为增量预算

 表3给出了包含的每个变量的NSE。其中NSE是根据前面给出的特定权重来换算的。表中给出了每个变量的NSE以及每个系的NSE总和（列IX）。期刊的平均价格分为四个级别，并分别被赋予5NSE、15NSE、25NSE以及35NSE四个权重。期刊的平均价格级别越高，赋予的权值NSE也最大。列X是每个系的NS与NSE之和。